İngilizce Mail Nasıl Yazılır?

Bugüne kadar İngilizce yazılar hikayeler yazdınız fakat iş İngilizce mail yazmaya gelince bazı İngilizce mail kalıplarına ihtiyaç duyabilirsiniz.

Bu yazımızda:

İngilizce mail nasıl yazılır?

İngilizce mail giriş cümleleri nelerdir?

İngilizce mail hitapları nelerdir?

gibi sorulara yanıtlar bulacaksınız.

Lafı fazla uzatmadan hemen öğrenmeye başlayalım.

İngilizce mail yazarken nasıl hitap edilir?

Öncelikle eğer göndereceğimiz kişiyi bilmiyorsak, mesela bir departmana gönderiyorsak, Türkçedeki “ilgi kişiye” yapısı olan “to whom it may concern” yapısını kullanacağız.

To: customers@abc-store.com Subject: Refund

To whom it may concern, I’m writing about my recent purchase….

Eğer göndereceğimiz kişinin adını soyadını biliyorsak sadece soy ismini kullanarak “dear” kelimesi ile başlayabiliriz.

Dear Brown, (Sayın Brown)

Dear Güzelçay,

Dear Addams,

Peki bir mailde birden fazla kişi varsa ne yapacağız? Veya 10 kişi varsa?

Burada ise “Dear all” yapısını kullanabilirsiniz, yani herkese aynı saygıyla hitap etmiş oluyoruz. Alternatif olarak, “dear colleagues” diyerek “değerli meslektaşlarım” da demiş oluruz.

Dear All, I’m writing this email to inform you about the changes in our cafeteria...

Bu e-postayı sizi kafeteryamızdaki değişikliklerden haberdar etmek için yazıyorum.

İngilizce mail giriş cümleleri nelerdir?

Öncelikle kendimize sormamız gereken soru “Bu maili neden yazıyorum?”, bu soruyu tek bir kelime ile cevaplayalım.

Bir şey sormak için mi?

Bilgilendirmek için mi?

Toplantı ayarlamak için mi?

Fark ettiyseniz bütün cümlelerimizde “için” kelimesi var. O zaman çok da karmaşık yapılarla uğraşmadan size bir İngilizce mail kalıbı verelim.

I’m writing you to + fiil

/Size ……… için yazıyorum/

I’m writing this email to

/Bu maili ……… için yazıyorum/

I’m writing this email to confirm our meeting time.

Bu e-postayı toplantı saatimizi teyit etmek için yazıyorum.

I’m writing to inform you about the recent update on our project.

Projemizle ilgili son güncelleme hakkında sizi bilgilendirmek için yazıyorum.

Eğer daha önce mailleştiğimiz bir kişi ise, “burada bir önceki mailinize referansla” diyebiliriz.

With reference to your last e-mail, ….

/Önceki mailinize referansla,.../

İngilizce maillerde iyi haberleri nasıl paylaşırız?

Yukarıdaki verdiğimiz yapıların çoğu resmi yapılar, ama her zaman bunları kullanmak zorunda

değilsiniz. Samimi olduğunuz bir iş arkadaşınızla konuşurken daha günlük bir mail İngilizcesi

kullanabilirsiniz. Örneğin:

I just wanted to let you know.

/Sana haber vermek istedim/

I just wanted to let you know that I will be out of office tomorrow.

/Yarın ofis dışında olacağımı bildirmek istedim./

Buraya kadar artık İngilizce maillerle alakalı bir fikriniz olmuştur. Aslında o kadar zor da değiller, değil mi?

Blogun sonunda bütün bu öğrendiklerinizi tekrar edip, daha kalıcı hatırlamanıza yardımcı olacak bir test var. Ama oraya geçmeden önce biraz daha detaya inelim.

İngilizce maillerde iyi haber nasıl verilir?

Umarım hep iyi haberler verirsiniz. Bu konuda başlangıçta kullandığımıza benzer bir yapı kullancağız.

I’m delighted to confirm your order.

/Siparişinizi onaylamaktan memnuniyet duyuyorum./

I’m delighted to + fiil (V1)

I’m delighted to hear from you.

/Sizden haber aldığıma sevindim./

Hadi aşağıdaki örnekler üzerine karşı tarafa güzel haberler verin.

…..arrange a meeting with you.

…..inform you that we can start the project tomorrow.

İngilizce maillerde kötü haber nasıl verilir?

Her ne kadar güzel haberler vermek istesek de iş dünyası her zaman bu kadar renkli değil. Bazen yetişmeyen siparişler, ayarlanamayan görüşmeler veya unutulan mailler olabiliyor. Peki bunu maillerimizde nasıl belirtebiliriz?

We regret to inform you..

/üzülerek bildiriyoruz (ki)/

We regret to inform you that your limit is decreased.

/Limitinizin düşürüldüğünü üzülerek bildiririz./

We regret to inform you that tomorrow is not available for us.

/Yarının bizim için uygun olmadığını üzülerek bildiririz./

Ektedir? Ekledim? Ek mi?

Sıra geldi sıklıkla kullandığımız mail eklerine. Öncelikle “attach:iliştirmek/eklemek” kelimesini öğreneceğiz.

Kendisi düzenli bir fiil, yani geçmiş zamanda “attached” olarak kullanılır.

I attached the document.

/Belgeyi ekledim./

I attached my CV.

/CV’mi ekledim./

Küçük bir parantez açmak istiyorum. CV kelimesi aslında “curriculum vitae” Latince “course of life” yani “yaşam süreci” anlamına gelir.

Çok dağılmadan konumuza dönelim. Bir de “attachment” yani “ek(isim)” var. Bunu da Türkçede genelde “Ektedir.” “Ekte görebilirsiniz.” şeklinde kullanılırz.

You'll find the attachment below

/Eki aşağıda bulacaksınız/

Relevant information is in the attached file.

/İlgili bilgiler ekteki dosyadadır./

Bazı maillerde ekleri “enclosed” şeklinde de görebilirsiniz. Enclosed dendiğinde mailin yazısının içerisindeki bir bilgiye referans verme ihtimalleri daha yüksek ama “attached” yerine de kullanılıyor. Çünkü eskiden posta ile gönderilen mektuplarda “attachment” zarfın dışındaki şeyler iken, “enclosed” içindeki, yani kapalı olan taraftaki yazıyı veya nesneyi tanımlarken kullanılırdı.

Hiç karışıklık yaratmamak için “attach” ile devam edelim.

İngilizce mail bitirme cümleleri nelerdir?

Genelde bu cümleler mailin içeriğiyle alakalı olsa da her mailde kullanabileceğimiz bazı yapılar var.

Örneğin:

I’m looking forward to hearing from you.

/Sizden haber bekliyor olacağım./ veya /Cevabınızı dört gözle bekliyorum./

Looking forward to hakkında dikkat edilmesi gerekenler.

Looking forward to olumlu durumlarda kullanılır. Bir şeyi heyecanla beklediğimizi, cevap almayı umduğumuzu gösterir.

Meraklısına!

Dikkat ettiyseniz “looking forward to”’dan sonra “hearing” yani “-ing” kullandık. Ama normlade olmaması lazım. Looking forward to yapısındaki “to” bir edat (preposition) bundan dolayı kendisinden sonra bir isim alacak. Fiiller nasıl isim yapılıyordu? Tabi ki “-ing” eklenerek.

I’m looking forward to the second interview.

/İkinci mülakatı sabırsızlıkla bekliyorum./

Artık mailin kapanış kısmına geçtik, imzanın bir üstüne genelde bir iyi dilek cümlesi bırakırız. “Saygılar, sevgiler” gibi sözleri İngilizcede en yaygın olan “Best Regards” ile verebiliriz.

Diğer alternatifleri ise, “Sincerely Yours” olabilir fakat bu yapı daha formal ve biraz da eski bir kullanımdır. “Best Wishes” ise “en iyi dileklerimle” anlamına gelir.

İngilizce Mail Örneği

​Dear Addams,

I hope everything is well. I'm writing this email to inform you about the changes in our Gebze plant. We decided to change the shift system, we're planning to announce a part time working system soon.

We'd like to get your opinions on this matter. We'd like to arrange a meeting and discuss the details.

I'm looking forward to hearing from you.

Best Wishes,

Jacob M. Wright

Factory Manager

Mail nasıl yazılır ve özellikle İngilizce mail kalıpları nelerdir gibi sorulara cevaplar verdik. Şimdi sıra sizde! Öğrendiklerinizi unutmamak için aşağıdaki testi yapın, sonrasında doğrularınızı ve yanlışlarınızı kontrol edin.

Test

Siz de İngilizce öğrenerek kariyerinizde bir adım daha atmak istiyorsanız, bizimle iletişime geçin ve nasıl daha etkili bir İngilizceye ulaşabileceğinizi birlikte keşfedelim.

İletişim