6 Adımda Etkili İngilizce Toplantılar

İş dünyasında toplantılar iletişimin bel kemiğidir. Daha etkili toplantılar ise şirketlerin ve bireylerin verimini doğrudan arttırıyor. Peki nasıl? Ne konularda? Bu yazımda sizlerle 6 adımda nasıl daha etkili toplantılar yapabiliriz ve bu taktikleri iş İngilizcesi boyutunda nasıl kullanabiliriz konusuna göz atıyor olacağız.

İş İngilizcesine toplantılar boyutunda hâkim olmak global şirketlerde çalışmanın adeta ön koşuludur. Haftalık bültenimizde toplantılara yer vermiştik. Tamamen iş İngilizcesine odaklanan bu dokümanı kontrol etmenizi öneririm. Bu ve bunun gibi farklı konularda özel olarak stratejilere ve iş İngilizcesine odaklanan haftalık bültenimizi kaçırmamak adına abone olabilirsiniz.

Abone Ol

Günümüzün hızla gelişen iş dünyasında etkili toplantılar iş birliği, karar alım süreçleri ve projeler gibi konular için esastır. Daha şeffaf ve açık iletişim kanalları oluşturmak oldukça önemli. Zira “employee engagement” denilen “çalışan katılımı”nı arttırmak, verimle doğrudan ilintili. [1]. İş veriminin artması ise gelirden iş kültürüne kadar birçok alana olumlu etki ediyor. Gelin 6 adımda bunu nasıl yapacağımıza göz atalım.

1. Net Toplantı Hedefleri

Toplantı hedeflerinin net olması hem zaman hem de odak açısından büyük avantaj sağlayacaktır. Ayrıca, katılımcıların daha etkili ve yeterli şekilde hazırlanmasına yardımcı olacaktır. Herkes toplantının hedeflerini net bir şekilde bildiğinde hedef odaklı ve üretken bir toplantı yapmak kaçınılmaz.

“To ensure we're all on the same page, let's begin by reviewing the primary objectives of this meeting.” “Hemfikir olduğumuzdan emin olmak için toplantının ana hedeflerini gözden geçirerek başlayalım.”

2. Detaylı Bir Gündem

Kapsamlı bir toplantı gündemi oluşturup bunu toplantıdan önce katılımcılara göndermek oldukça etkilidir. Bu gündeme konuları, biçilen zamanı ve toplantı öncesi hazırlanması/bulundurulması gereken materyalleri ekleyebilirsiniz. Bu yolla toplantı verimini arttırabilirsiniz. Zira detaylı bir gündem adeta toplantının iskeletini belirler ve katılımcılarının beklentilerini şekillendirir. Toplantı öncesi hazırlığın verimini arttırarak toplantıya doğrudan pozitif bir etki sağlar. Ayrıca toplantı esnasında konulardan sapılmasına engel olur. “I've submitted our meeting agenda to you in advance, please take a moment to review it.”

“Önceden toplantı gündemimizi sizlere yolladım, lütfen bir göz atmak için zamanınızı ayırın.”

3. Aktif Katılım

Her katılımcının aktif olarak katılımını desteklemek önemlidir. Katılımcıları soru sormaya, bakış açılarını ve yorumlarını paylaşmaya teşvik etmek bir hayli etkilidir. Zira farklı fikirler ve bakış açıları geniş kapsamlı kararları doğurur. Ayrıca herkes sürecin içinde hissetmesi moral ve iş veriminin artmasına büyük katkı sağlayacaktır. Bu paralel ilişkiye bir de kazancı dahil eden bir makaleden bir grafik ile bu maddenin önemini daha iyi kavrayabiliriz. [2]

“I'd like to hear from each of you regarding your perspectives on this issue.”

“Her birinizden bu konuya dair bakış açınızı dinlemek isterim.”

4. Etkili Zaman Kullanımı

Toplantı gündeminde açıkça belirlediğiniz, her konuya biçilen zamana sadık kalmak önemlidir. Eğer gerekirse bir kronometre dahi kullanabilirsiniz. Etkili zaman yönetimi katılımcıların programına gösterdiğiniz saygıyı karşıya belirtmekte etkilidir. Ayrıca zaman aşımını engeller. Zira uzayan toplantılar yılgınlığa, dolayısıyla verim düşüşüne yol açar. “ Thank you for your proposal, but let's table this for now to continue parallel with our timetable.”

“Önerin için teşekkür ederim, fakat bunu şimdilik zaman çizelgemize paralel devam etmek adına askıya alalım”

5. Önemli Çıkarımlar

Toplantının sonunda değinilen ana noktaları üzerinde mutabık kalınan eylemleri özetlemek etkili bir stratejidir. Özellikle uzun süren toplantılarda bunu yapmak katılımcıların “Hangi kararlar alındı?”, “Ne yapılacak?” gibi sorulara olan cevaplarını netleştirmelerinde yardımcı olur. Ayrıca yanlış anlaşılmalara karşı adeta bir sigorta görevi görür.

“Before we conclude, I would like to recap the main points we've discussed today.”

“Bitirmeden önce, bugün ele aldığımız ana konuları tekrarlamak istiyorum.”

6. Toplantı Sonrası ve Sorumluluklar

Toplantı bittiğinde amaçlarımıza ulaşmış olmuyoruz. Bunu garantilemek ve süreç verimini arttırmak adına katılımcılara toplantı tutanakları gönderebilirsiniz. Bu tutanaklar eylem planlarını ve bunlara biçilen zamanı içerebilir. Bunu uygulamak yanlış anlamalara karşı ikincil bir sigorta görevi görür. Herkesin sorumluluklarının ve takvimin bilincinde olmasını garantiler. Böylece süreç verimi ve takip etme sürecini etkili kılar. Zira söz uçar, yazı kalır.

“I'll send out meeting minutes that include our decisions and next steps in detail.”

“Kararlarımızı ve sonraki adımlarımızı detaylıca içeren toplantı notlarını göndereceğim.”

Bu 6 adımı toplantılarınıza uygulayarak daha verimli bir süreç elde edebilirsiniz. Bu da size çalışan moralinden daha etkili karar alım süreçlerine kadar birçok alanda pozitif katkı sağlayacaktır. Girişte belirttiğim gibi, toplantılar iş dünyasında iletişimin bel kemiğidir. Ve özellikle global şirketler için toplantıların iş İngilizcesi boyutuna hâkim olmak esastır. İş dünyasında bilmeniz gereken çeşitli konuları iş İngilizcesi kullanımı açısından detaylıca ele alan haftalık bültenimize abone olabilirsiniz. Ayırdığınız vakit için teşekkür ediyorum. Hoşçakalın!

KAYNAKÇA

[1] Osho, G., Ashe, C., & Wickramatunge, J. (2006). Correlation of Morale, Productivity and Profit in Organizations. National Social Science Journal, 26(1), 108-115.

[2] Rotenberry, P. F., & Moberg, P. J. (2007). Assessing the impact of job involvement on performance. Management Research News, 30(3), 203–215.