Sunumlar: Stratejik ve İngilizce Kullanımına Dair Taktikler

Sunum deyince aklınıza ne geliyor? Kendinizi kanıtlayabilme şansı mı? Stres ve meraklı gözlerle dolu gergin bir ortam mı? Hepimizin sunumlara bakış açısı ve beklentileri farklılık gösterse de bugünün hızla ilerleyen iş dünyasında yetkin sunumlar yapabilme becerisinin oldukça büyük önem arz ediyor olduğu su götürmez bir gerçek. Bir ürün fikri öne sürmek için yapılan bir sunum, bir satış sunumu ya da bir eğitim sunumu da olsa sunum becerilerinin yetkinliği, hedeflenen sonuca ulaşma konusunda başarınızı etkileyecektir.

Tabii sunum becerilerinin yanında bu sunumu yapmak için kullandığımız ana araçta yani dilde ehil olmak da en önemli faktörlerden biridir, hatta en önemlisidir. Bir sunum için kullandığımız dil ana dilimiz

olmadığında çoğunlukla bu aklımızda bir endişe unsuru oluşturuyor. Gelin sizlerle sunum yaparken genel yaklaşım ve İngilizce kullanımı özelinde bazı dokunuşlarla nasıl farklılıklar yaratabileceğimize göz atalım.

1. Dinleyicileri tanıma

Direkt olarak sunumunuzun içeriği üzerine düşünmek ve içeriği aktarmak yerine öncesinde dinleyicilerinizi analiz edip onların konuya hakimiyeti, bu sunumu neden dinlemeye geldikleri gibi konuları dikkate aldığınızda dinleyicilerinizin ihtiyaçları doğrultusunda sunumunuzu şekillendirebilirsiniz. Bu da sizin sunumunuzun daha efektif olmasına yardımcı olacaktır. Mesela, yukarıda bahsettiğim gibi bir satış sunumu yapıyorsanız ve karşınızda yöneticiler var ise sunumun ana direğini finansal yararlar ve yatırım karlılığı etrafında şekillendirebilirsiniz. Ya da bir eğitim sunumu veriyorsanız karşınızdaki dinleyicilerin konu üzerine yetkinliğini doğru bir şekilde analiz edip sunumunuzun içeriğinin karmaşıklık seviyesini bu parametreye göre ayarlayabilirsiniz. Peki, bunları İngilizce bir şekilde sunumlarımızda nasıl belirtebiliriz?

• "Given your interests, I have included specific examples related to your industry..."

Bu cümleyi Türkçeye “İlgi alanlarınızı göz önünde bulundurarak sektörünüzle ilgili spesifik örneklere yer verdim...” şeklinde çevirebiliriz. Bu tarz cümleler dinleyicilere onların sunumdan beklentilerine direkt olarak odaklanan bir izlenim verecektir ve dinleyici etkileşiminizi yükseltecektir.

• “I'm aware you are familiar with this topic, so I'll provide a deeper analysis...”

Bu cümleyi de Türkçeye “Bu konuya aşina olduğunuzun farkındayım, bu yüzden daha derin bir analiz sunacağım...” olarak çevirebiliriz. Bu tarz cümleler dinleyicilerinize konunun onlar tarafından bilindiğinin farkında olduğunuzun sinyalini verecektir ve detaylı kısımlara geçmeden önce daha basit konular üzerinde kısaca durmanız gerektiği durumlarda da dinleyicilerin dikkatlerini kaybetmemelerini sağlayacaktır.

2. Açık ve Kompakt Fikirler Topluluğu

Sunumumuzu hazırlarken vereceğimiz mesajın açık ve kompakt olması önemlidir. Sunumun geri kalanını da bu mesajı bel kemiği belleyerek oluşturursak hedef odaklı ve dağılmamış bir sunum elde etmiş oluruz. Mesela, yine yukarıda bahsettiğim gibi bir ürün fikri sunuyor iseniz ana mesajınız bu ürünün endüstrideki diğer ürünlere kıyasla hangi noktalarının üstün olduğunu ve hedef müşteri segmentasyonunun hangi kritik sorunlarına nasıl çözümler getireceği olabilir. Aynı zamanda bu hedef odaklı yaklaşımı sunumda kullandığınız materyallerle de paralel tutarak güçlendirip dinleyicilerinizde kalıcı bir etki bırakabilirsiniz.

3. Sunum Materyalleri

Sunum materyalleri demişken sahi, sunumlarımız nasıl gözükmeli? Sunumlarda görsel desteğin gücü azımsanamaz. İyi hazırlanmış slaytlar dinleyicilerin anlattıklarınızı anlama seviyesini ve sunduğunuz bilgilerin ne kadarın muhafaza edeceklerini doğrudan etkiler. Alakalı görseller, şemalar, çizelgeler, grafikler ve tabloları efektif bir şekilde yerinde kullanmak bu doğrultuda izlenecek en doğru stratejidir. Yapılan bir araştırmadaki bulgulara göre tek başına sözlü olarak ya da tek başına görsel olarak yapılan bir sunuma kıyasla çok büyük bir artış mevcut.

Peki, görsel kısmın üzerinde durduğumuza göre yazılar konusunda ne yapmalıyız? Önce kendimizi bir dinleyici yerine koyalım. Kimse uzun, karışık cümleleri sevmez. Özellikle de aynı anda birini dinliyorsak. Bu yüzden bu konuda izlenecek en oturaklı strateji öne süreceğimiz noktaları “bullet point” dediğimiz, maddeler halinde sunumlarımıza eklemek olacaktır. Mesela bir akıllı aydınlatma ürünü sunumu yaparken ürünün ana özelliklerini bullet pointler halinde şu şekilde sunabiliriz:

• Energy-efficient

• Mobile-app Controlled

• Customizable lighting scenes

Bu şekilde sade ve hedef odaklı bir sunum hedefimize daha da yaklaşmış oluruz.

4. Vücut ve Konuşma Dili

İki farklı sunum yapan insan düşünelim. Biri monoton bir ses tonuyla, dinleyicilerle hiç göz teması kurmadan ve arada gülümsemeden bir sunum yapıyor. Diğer kişi ise saydığım davranışların tam aksini yapıyor. Doğru yerde yükselip alçalan bir ses tonu ile vurgular yapıyor, göz teması kuruyor ve arada bir bazı şakalar yapıp gülümsüyor. Bu sorunun cevabı açık ve aslında tecrübe ile geliştirilebilecek alanlar. Bu alanlar için dil kullanımı ile alakalı verebileceğim tek örneklem vurgu olabilir. Mesela bir ürün tanıtımı sunumunda dinleyicilerin ürünün özelliklerine dikkatlerini çekmek istiyorsak şöyle bir strateji izleyebiliriz:

“While other lighting products have their own controllers for customization, our product offers a chance to customize the lights via a mobile phone which has become a body part of us in recent years.”

Bu cümleyi şu şekilde çevirebiliriz:

“Diğer aydınlatma ürünlerinin kişiselleştirme için kendi kontrol cihazları bulunurken, bizim ürünümüz son yıllarda adeta bir vücut parçamız haline gelen cep telefonu üzerinden aydınlatmaları kişiselleştirme imkânı sunuyor.”

Bu cümlede kalın font ile belirttiğim kısımları vurgulayarak ürünün benzersiz satış noktalarından (unique selling point) birine parmak basmakla kalmıyor aynı zamanda da araya bir şaka sıkıştırarak aslında dinleyicilere bir kullanıcı davranış biçimini hatırlatıp argümanımızı destekliyoruz.

Vücut dilinden bahsettik. Şimdi de konuşma diline biraz değinelim. Sunum yaparken aslında karşıya bir hikâye aktarıyoruz. Hikâye deyince Kırmızı Başlıklı Kız gibi bir eser düşünmemize gerek yok. Aslında dinleyiciye doğru olaylar ya da kişiler üzerinden bir akış mevcut. Her hikâyede bir giriş, gelişme, sonuç şablonu hâkim. Aynı şablonu sunumlarımıza neden uygulamayalım? Size bu bağlamda Method of Three’den bahsetmek istiyorum.

Method of Three

Giriş kısmımızda ne hakkında konuşacağımızı dinleyicilerimize aktarabiliriz. Bu anlatı sunumun içeriği, formatı (kaç bölüme ayırdığımız) gibi konuları kapsayabilir. Sonrasında “gelişme” diyebileceğimiz kısımda mesajımızı yukarıda bahsettiğimiz faktörleri dikkate alarak aktarabiliriz. Sonuç kısmında ise sunumumuzun bel kemiği mesajının üzerinde durmak ve hatırlatmak adına kısa bir özet geçebiliriz. Giriş kısmı için şöyle bir örnek verebilirim:

“Hello everyone. My name is Caner and I would like to talk about Retha today.

My presentation will take around 30 minutes. I've divided my presentation into 7 parts and a Q&A session.

Firstly, I will talk about Retha’s Mission and Vision. Secondly, Retha's Products and then Strategy and Methods.

After that I'll focus on our Market Positioning and Business Model.

Lastly, I will mention future plans of Retha.

You can ask your questions at the end of my presentation. Shall we start?“

Bu girişi şu şekilde çevirebiliriz:

“Herkese merhaba. Ben Caner ve bugün size Retha'dan bahsetmek istiyorum.

Sunumum yaklaşık 30 dakika sürecek. Sunumumu 7 kısım ve bir soru-cevap bölümü olarak ayırdım.

Öncelikle Retha'nın Misyon ve Vizyonundan bahsedeceğim. İkincil olarak, Retha'nın Ürünleri ve ardından Stratejisi ve Yöntemlerinden bahsedeceğim.

Bundan sonra Pazar Konumlandırmamıza ve İş Modelimize odaklanacağım.

Son olarak Retha'nın gelecek planlarından bahsedeceğim.

Sorularınızı sunumumun sonunda sorabilirsiniz. Başlayalım mı?”

Gördüğünüz gibi böyle bir girişle sunuma direkt olarak başlamak yerine sunumumun formatını dinleyicilere aktararak hangi konuları hangi sırayla duyacaklarını aktarmış oluyorum ve dinleyicileri sunuma “hazırlamış” oluyorum. Bunu yapmakta kullandığım birkaç İngilizce yapıyı da ayrı bir şekilde belirtmek istiyorum.

İlk olarak “I would like to…” yapısı üzerinde durmak istiyorum zira bu yapı resmî ortamlar için “I want to…” yapısına kıyasla çok daha doğru bir kullanımdır. Aslında iki yapı da Türkçede “istiyorum” anlamına gelse de İngilizcede formal/informal kullanımlar Türkçedeki gibi sana/size yapılarından farklı kullanımlar gerektirebiliyor. Bu yapıyı resmî ortamlarda (iş sunumu) ne yapacağınızı belirtmek adına kullanabilirsiniz.

Şimdi ise sunumumuzu ayırdığımız kısımlarımızı nasıl dinleyicilere aktarabiliriz bunu ele alalım. Türkçe olarak düşündüğümüzde öncelikle, ikincil olarak, üçüncül olarak, sonrasında gibi yapıları kullanmak bizim elimizdeki en iyi yöntem diyebiliriz. İngilizcede de aynı şekilde bu yapıları kullanabiliriz. Bu yapıları birkaç farklı şekilde şöyle söyleyebiliriz:

• First(ly): Öncelikle/Birincil olarak

• Second(ly): İkincil olarak

• Third(ly): Üçüncül olarak

Burada bir dipnot geçmek istiyorum. Bu sıralama kelimelerini “fifthly, sixthly…” şeklinde devam ettirebiliyor olsak da üçüncül olarak (thirdly) söyleminden sonra genelde devam edilmez. Onun yerine genel kullanım “bundan sonra, sonrasında” gibi ifadelerin araya serpiştirilerek devam edilmesi şeklindedir. Bunlara örnek vermek gerekirse:

• Next/Later/Afterwards/After that/Then: (ondan/bundan) sonra, sonrasında

gibi ifadeleri kullanabiliriz. Bunun sonrasında sunumumuzu yapmak ve toparlamak kalıyor. Sunumumuz esnasında da “As you can see”, “On this slide,” gibi yapılar sayesinde de dinleyicilerin dikkatini slaytlardaki bir unsura çekebiliriz.

Bunun akabinde sunumumuzun sonuç kısmında bel kemiği mesajımızı kısa ve öz bir cümlede belirtip dinleyicilere teşekkür ettikten sonra eğer var ise soru alma kısmına yok ise bitirme kısmına geçebiliriz. Örneklemek gerekirse:

“In conclusion, Retha is a company that can help you climb the ladders of success in your career by assisting you with business consultancy and business English. Thank you for your time and listening to me. If you have any questions, I would be more than happy to answer them.”

Bu kapanışı şu şekilde çevirebiliriz:

“Sonuç olarak, Retha size iş danışmanlığı ve iş İngilizcesi konusunda destek olarak kariyerinizde başarı basamaklarını tırmanmanıza yardımcı olabilecek bir şirkettir. Zaman ayırdığınız ve beni dinlediğiniz için teşekkür ederim. Herhangi bir sorunuz varsa, cevaplamaktan memnuniyet duyarım.”

Bu kısımdan önce ana başlıkların da üzerinden kısaca geçmek de güzel bir strateji olabilir. Zira insanlar, psikolojik olarak Elliot Aronson’ın “The Social Animal” kitabının “İkna” kısmında da belirttiği gibi duydukları/dinledikleri bir konu hakkında hemen ardından bir kanıya varacaksa yapılan konuşmanın sonunda söylenilenler oldukça etkili oluyor. (Aronson, 1972)

Bu doğrultuda kapanışı sunumun ana hatlarını ve bel kemiği mesajımızı tekrarlayarak yapmak etkili bir strateji olacaktır. Gördüğünüz üzere kısa ve hedef odaklı bir kapanış sonrası dinleyicilere teşekkür ettikten sonra eğer bir soru-cevap kısmı planlanmışsa bu kısma geçebiliriz eğer yoksa “Have a good weekend/day/evening….” şeklinde zaman dilimi hangisine uyuyorsa o şekilde bitirebiliriz.

Bu yazımda sunumlarımızda hem strateji olarak hem de dil kullanımı olarak nasıl bir yaklaşım benimseyebiliriz bunlara değindim. Umarım size yardımcı olmuştur. Okumaya ayırdığınız zaman için teşekkür ederim.

Referanslar: Aronson, E. (1972). The Social Animal.

Lester, P. B. (1998). Visual Communication: Images with Messages.

Smiciklas, M. (2012). The Power of Infographics: Using Pictures to Communicate and Connect With Your Audiences.